1. W art. 107 par. 1 Kpa ustawodawca mówi o podpisie, przez co należy rozumieć podpis własnoręczny, gdyż w innych przypadkach, jeżeli ustawodawca dopuszcza stosowanie innego niż własnoręczne odtworzenie podpisu, to daje temu wyraz w treści przepisu /np. art. 921[10] par. 2 Kc lub art. 339 par. 2 Kh/.
Zastosowanie facsimile podpisu powoduje, że decyzja organu pierwszej instancji została wydana z rażącym naruszeniem prawa /art. 156 par. 1 pkt 2 Kpa/. Z rażącym naruszeniem prawa została też wydana decyzja organu drugiej instancji, który utrzymał w mocy decyzję dotkniętą wadą nieważności.
2. Podstawą sporządzenia notatki przez pracownika organu administracyjnego jest art. 72 Kpa, który stanowi, że czynności organu administracyjnego, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał czynności. Notatka służbowa zawiera przytoczenie wypowiedzi skarżącego, z której wynika, iż odmawia on podjęcia oferowanej mu pracy. Ze względu na swoją treść wypowiedź ta jest istotna dla rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 67 par. 1 Kpa organ administracyjny sporządza protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. Zatem, skoro wypowiedź skarżącego jest istotna dla rozstrzygnięcia, to należało utrwalić ją w formie protokołu. Niedopuszczalne było utrwalenie jej w formie adnotacji podpisanej przez pracownika organu, gdyż w takiej formie mogą być utrwalone czynności, które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, nie zaś czynności postępowania, mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.
3. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego o protokołach mają zastosowanie w postępowaniu w sprawie świadczeń z pomocy społecznej. Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 29 listopada 1990 r. o pomocy społecznej /Dz.U 1998 nr 64 poz. 414/ do postępowania tego mają zastosowanie przepisy Kpa ze zmianami wynikającymi z tej ustawy. Ustawa ta nie zawiera zaś odmiennych przepisów regulujących przesłuchanie strony lub utrwalanie czynności procesowych w formie protokołów. Wprowadza ona jedynie w zakresie postępowania dowodowego szczególny dowód, jakim jest wywiad środowiskowy.
Skarżący Bogdan P. wniósł skargę na pięć decyzji Samorządowego Kolegium Odwoławczego. Skargi na decyzje (...), wszystkie z dnia 24 kwietnia 1998 r., zostały odrzucone przez Naczelny Sąd Administracyjny. Nierozpoznana pozostała skarga na decyzje z dnia 29 kwietnia 1998 r. oraz z dnia 30 kwietnia 1998 r.
Decyzją z dnia 29 kwietnia 1998 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało w mocy decyzję Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 5 listopada 1997 r., którą przyznano skarżącemu zasiłek celowy w kwocie 30 zł na uregulowanie należności związanej z wynajęciem mieszkania oraz zasiłek celowy w kwocie 91 zł na pokrycie kosztów związanych z zapewnieniem w ciągu dnia gorącego posiłku. Z uzasadnienia decyzji organu odwoławczego wynika, iż organ ten uznał, że zarzuty zawarte w odwołaniu, a dotyczące naruszenia art. 107 par. 3 Kpa, bliżej nie określonych przepisów ustawy z dnia 25 listopada 1990 r. o pomocy społecznej oraz popełnienia przez pracowników socjalnych przestępstw określonych w art. 246, art. 265, art. 266 i art. 268 Kk, nie odnoszą się do decyzji organu pierwszej instancji, lecz stanowią pretensje skierowane do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i jego pracowników. Zdaniem organu odwoławczego skarżący jest objęty wieloletnią, różnorodną pomocą społeczną. Fakt ten wynika, w ocenie organu, z akt administracyjnych, w których zawarto opisy spotkań i uzgodnień ze skarżącym. Z akt tych także wynika, zdaniem organu odwoławczego, że skarżący nie współdziała z pracownikiem socjalnym w rozwiązywaniu swej trudnej sytuacji. Przejawia się to, zdaniem organu, brakiem starań o podjęcie pracy oraz niepodejmowaniem proponowanej przez Rejonowy Urząd Pracy pracy dla osób bez kwalifikacji. Organ odwoławczy wskazał także w uzasadnieniu swej decyzji, że decyzja o przyznaniu zasiłku celowego jest decyzją uznaniową. Ponadto organ pierwszej instancji może przyznać tę pomoc w ramach posiadanych środków finansowych.
W skardze skarżący zarzucił naruszenie przepisów Konstytucji, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy o pomocy społecznej, podając jedynie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, które jego zdaniem zostały naruszone. Twierdził mianowicie, bliżej tego jednakże nie wyjaśniając, iż naruszono art. 107 Kpa oraz art. 7, art. 8, art. 28, art. 35 i art. 36 Kpa. Nadto zarzucił, iż pracownicy socjalni popełnili przestępstwo przeciw dokumentom. Na rozprawie przed Naczelnym Sądem Administracyjnym skarżący wyjaśnił, iż chodzi mu o to, że nie brał udziału w postępowaniu przed Samorządowym Kolegium Odwoławczym i z tego powodu nie mógł przedstawić swoich racji. Ponadto zakwestionował zgodność z prawdą faktów stwierdzonych w notatkach urzędowych znajdujących się w aktach.
W odpowiedzi na skargę wniesiono o jej oddalenie.
Rozpoznając skargę Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zgodnie z art. 51 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym /Dz.U. nr 74 poz. 368 ze zm./ Naczelny Sąd Administracyjny nie jest związany granicami skargi. Oznacza to, że podstawą uwzględnienia skargi mogą być zarzuty, których skarżący nie podniósł. Mając to na uwadze wskazać należy, że zaskarżona decyzja oraz poprzedzająca ją decyzja organu pierwszej instancji dotknięte są wadą nieważności.