Przyjmuje się również, że organ na podstawie zebranego w postępowaniu materiału dowodowego winien w sposób szczegółowy wskazać i wyjaśnić w uzasadnieniu podjętego rozstrzygnięcia, że istnieją uzasadnione zastrzeżenia co do kwalifikacji niezbędnych do prowadzenia pojazdów, wymagające sprawdzenia kwalifikacji w drodze egzaminu (np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 19 marca 2015 r., VII SA/Wa 1858/14).
Tymczasem w niniejszym przypadku organ pierwszej instancji praktycznie w ogóle nie wskazał, z jakich powodów wydał decyzję i jakie uzasadnione zastrzeżenia miał do kierowcy. Naruszono w ten sposób dodatkowo wskazania zawarte w art. 107 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. W uzasadnieniu własnej decyzji organ pierwszej instancji ogólnie i lakonicznie wskazał jedynie, iż w dniu [...] r. wpłynął do Referatu Komunikacji Urzędu Miasta C. wniosek Komendanta Komendy Miejskiej w C. z dnia [...] r. o skierowanie na kontrolne sprawdzenie kwalifikacji celem ustalenia istnienia lub braku przeciwskazań do kierowania pojazdami. Jako załącznik do tego wniosku dołączono notatkę z dnia [...] r. sporządzoną przez st. sierż. H. K., opisującą zdarzenia drogowe.
Podkreślenia wymaga fakt, że organ w ogóle nie uwzględnił stanowiska strony i nie podjął żadnych działań w celu umożliwienia przedstawienia skarżącemu własnej oceny sprawy. Dodać przy tym trzeba, że organ nie ustalił nawet jakiego typu naruszenia przepisów ruchu drogowego zostały zarzucone skarżącemu, wskazane w tym dodatkowym zapisie, że oprócz zdarzenia opisywanego strona "dopuściła się w [...] r. czterech wykroczeń drogowych". Nie wynika jakie to były wykroczenia ani ze złożonego w sprawie wniosku Komendanta Policji w C., ani z załączonej notatki urzędowej.
Także organ odwoławczy nie przeprowadził w tym zakresie żadnego postępowania wyjaśniającego. Nie można zatem w takich okolicznościach pominąć twierdzenia skarżącego, że sprawa nie została wyjaśniona i przygotowana do rozstrzygnięcia.
Nawet przyjmując, jak czyni to organ odwoławczy, że wniosek Komendy Policji, w myśl art. 76 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego stanowi dokument urzędowy, to nie uniemożliwia to stronie przeprowadzenia dowodu dla obalenia ustaleń potwierdzonych notatką funkcjonariuszy. Dodać trzeba, że wniosek Komendanta Policji Miejskiej w C. oparł się na notatce sporządzonej przez funkcjonariusza, który jak twierdzi strona skarżąca nawet nie uczestniczył w samym zdarzeniu z dnia [...] r. Bynajmniej także ten fakt nie został sprawdzony i wyjaśniony.
W wyroku z dnia 14 listopada 2013 r. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że notatka służbowa mogła jedynie ukierunkować organ, co do zakresu postępowania dowodowego i środków dowodowych. Dysponując tą notatką, która została sporządzona przed wszczęciem postępowania administracyjnego, organ zobowiązany był przeprowadzić dalsze czynności dowodowe wedle reguł przewidzianych przez Kodeks postępowania administracyjnego. Zadaniem organu administracyjnego jest takie zebranie w sprawie materiału dowodowego, by uzasadnić spełnienie szczególnych wymogów będących podstawą materialną decyzji. Skutki zaniedbań w zakresie zgromadzenia i oceny materiału dowodowego nie mogą obciążać kierowców. Zob. też wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 1 grudnia 2016 r. sygn. akt III SA/Kr 912/16, Lex nr 2181508
Literalna wykładnia przepisów art. 99 ust. 2 pkt 2 ustawy o kierujących pojazdami i art. 129 ust. 1 pkt 13a ustawy Prawo o ruchu drogowym, stanowiących podstawę kwestionowanego rozstrzygnięcia prowadzi do wniosku, iż kierowanie na powtórny egzamin jest instytucją nadzwyczajną i stosowaną wyjątkowo. Pojęcie "uzasadnione zastrzeżenia" - to wątpliwości powzięte z wiarygodnego źródła i nasuwające duże wątpliwości do kierowania pojazdami. Udział w zdarzeniu drogowym może, ale nie musi być wystarczającą przesłanką dla skierowania na egzamin sprawdzający kwalifikacje. Wszystko zależy od konkretnych, indywidualnych okoliczności samego zdarzenia, a te nie zostały w żaden sposób wyjaśnione.
Wszystkie te uchybienia wskazanym wyżej przepisom postępowania i prawa materialnego stwarzają podstawę do uchylenia zaskarżonego rozstrzygnięcia oraz poprzedzającego go rozstrzygnięcia organu pierwszej instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit.c i lit.a i art. 135 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
Przy ponownym rozpoznaniu sprawy organy winny mieć na uwadze powyższe ustalenia, bacząc by nie naruszono reguł postępowania, w szczególności przeprowadzając rzetelne postępowanie dowodowe z poszanowaniem praw skarżącego i należycie uzasadniając swe decyzje oraz zapewniając, by rozstrzygnięcia odpowiadały prawu materialnemu.