Podkreślić też należy, że skuteczność doręczenia zastępczego zależy od zachowania wszystkich jego warunków określonych w art. 44 k.p.a. Niezbędne jest zatem zawiadomienie adresata o złożeniu pisma na okres 7 dni we wskazanym urzędzie pocztowym (wyrok Sąd Najwyższego z dnia 22 lutego 2001 r. III RN 70/00, OSNP 2001/19/574). Jeśli więc umieszczono takie zawiadomienie, o którym z góry organ wiedział, że nie dotrze do adresata, skoro przebywa on za granicą, nie można mówić o wyczerpaniu wszystkich przesłanek z art. 44 k.p.a.
Doręczenie zastępcze dokonane przez organ dla skarżącej nie osiągnęło zatem skutków prawnych. Bezskuteczność czynności procesowej doręczenia prowadzi natomiast do obowiązku ponownego jej dokonania, a zatem powtórzenia tej czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przedmiotowej sprawie organ dokonał takiego powtórnego doręczenia skarżącej decyzji w swojej siedzibie, a wobec tego termin do wniesienia odwołania należy liczyć od tej daty. Wskazać też wypada na niekonsekwencję organu, którego pracownicy udali się do miejsca zamieszkania skarżącej celem "doręczenia jej osobiście decyzji" w dniu 3.11.2003 r. (notatka - k. 10 akt I instancji), a następnie skoro skarżąca otrzymała już decyzję, organ ten uznał, że doręczenie zastępcze było skuteczne i zostało dokonane z datą 9.09.2003 r.
W postępowaniu ponownym organ rozpatrzy odwołanie skarżącej, przy czym za dzień doręczenia decyzji uzna 4.11.2003 r., taka bowiem data wynika z notatki urzędowej sporządzonej przez pracownika organu - dokumentu, który korzysta z domniemania prawdziwości określonego w art. 76 § 1 k.p.a., natomiast za datę złożenia odwołania przyjmie nie 30.10.2003 r., jak wskazuje organ, lecz 15.11.2003 r. Jest to data złożenia w Urzędzie Pocztowym S. W. 1 odwołania skarżącej z dnia 14.11.2003 r. Pismo skarżącej z dnia 30.10.2003 r. dotyczy zwrotu pobranej renty za miesiąc sierpień.
Biorąc powyższe pod uwagę Sąd doszedł do przekonania, że zaskarżone postanowienie narusza przepisy postępowania - art. 10 k.p.a. oraz 44 k.p.a., w sposób mogący mieć istotny wpływ na wynik sprawy, stąd też w oparciu o art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. uwzględnił skargę i uchylił postanowienie.