Określenie "danych znajdujących się w jego posiadaniu" nie może być rozumiane dowolnie i rozszerzająco poprzez obejmowanie nim także danych dostarczonych właściwemu organowi przez osobę ubiegającą się o zaświadczenie w celu potwierdzenia faktów z tych danych wynikających.
Naczelny Sąd Administracyjny (...) po rozpoznaniu sprawy ze skargi Franciszka S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia 20 października 1995 r. w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia - oddalił skargę.
Franciszek S. zaskarżył do sądu administracyjnego postanowienie samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia 20 października 1995 r., utrzymujące w mocy postanowienie Wójta Gminy P. z dnia 30 sierpnia 1995 r. w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia. W skardze podniósł, że odmówiono mu wydania zaświadczenia o tym, że podczas okupacji niemieckiej we wsi L. istniało gospodarstwo rolne Emila K., w którym pracował. Zdaniem skarżącego, w jego przypadku chodzi o wydanie zaświadczenia potwierdzającego dane znajdujące się w posiadaniu organu, a obowiązek, o którym mowa w art. 218 par. 1 w związku z art. 217 par. 2 Kpa, istnieje niezależnie od tego, w jaki sposób organ ten wszedł w posiadanie określonych danych. Urząd Gminy w P. posiada oświadczenia sołtysa wsi L. oraz dwóch świadków, z których wynika, że pracował w czasie okupacji niemieckiej w niemieckim gospodarstwie Emila K. Na podstawie tych danych należało wydać zaświadczenie, a archiwalne ich potwierdzenie jest zbędne, bo wystarcza, by organ dysponował danymi, z których określony fakt wynika, a tego typu danymi Urząd dysponuje.
W odpowiedzi na skargę samorządowe Kolegium Odwoławcze wnosiło o jej oddalenie ponawiając argumenty zaskarżonego postanowienia i wskazując, że według przepisu art. 218 par. 1 Kpa chodzi o obowiązek wydania zaświadczenia, które potwierdza stan prawny lub fakty wynikające z dokumentów prowadzonych przez organ lub znajdujących się w jego posiadaniu, a zatem z materiałów archiwalnych a nie danych doręczonych przez stronę w celu uzyskania zaświadczenia.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zaskarżone postanowienie nie narusza prawa. Zgodnie z przepisem art. 218 par. 1 Kpa w przypadkach, o których mowa w art. 217 par. 2 /gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego/, organ administracji obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Z przepisu tego zatem wynika jednoznacznie, że obowiązek wydania zaświadczenia wiąże się z prowadzeniem przez organ ewidencji, rejestrów lub innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.
Wystawienie zaświadczenia o określonej treści może, choć nie musi, być poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym "w koniecznym zakresie". Zakres postępowania wyjaśniającego zależy nie tylko od żądania osoby zainteresowanej uzyskania zaświadczenia, ale także od możliwości spełnienia tego żądania przez organ. W rozpoznawanej sprawie żądanie Franciszka S. sprowadza się do potwierdzenia przez organ faktów, o których dowiedział się wyłącznie na podstawie dostarczonego mu oświadczenia sołtysa i złożonych w Urzędzie Gminy zeznań świadków. W sytuacji, gdy danych wynikających z oświadczenia i zeznań nie potwierdzają inne dowody urzędowe, w tym rejestry i ewidencje znajdujące się w posiadaniu organu, przepis art. 218 par. 2 Kpa uprawniający organ do przeprowadzenia w koniecznym zakresie postępowania wyjaśniającego nie miał zastosowania.
Wprawdzie w doktrynie przyjmuje się, że do postępowania w sprawach zaświadczeń mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kpa, w tym przepisy o dowodach, to jednak z uwagi na treść art. 218 par. 1 i par. 2 Kpa nie są zasadne twierdzenia o obowiązku wydawania zaświadczeń na podstawie wszystkich dowodów, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy. Postępowanie wyjaśniające, jak była o tym wyżej mowa, może /a zatem nie musi/ być przeprowadzone w koniecznym jedynie zakresie, a taka regulacja modyfikuje zasady postępowania dowodowego ustalone w rozdziale IV Kpa.
W tej sytuacji odmowa wydania zaświadczenia nie naruszała prawa i z tego względu na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym /Dz.U. nr 74 poz. 368 ze zm./ orzeczono jak w sentencji.