Wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu poniesienia wydatku, jeżeli służył osiągnięciu przychodów, a podatnik wykazuje innymi dowodami zaistnienie zdarzenia gospodarczego uzasadniającego ten wydatek.
Urząd Skarbowy w S. decyzją z dnia 10 maja 1994 r. ustalił spółce z o.o. za rok 1992 i pierwsze półrocze 1995 r. podatek dochodowy od osób fizycznych, a także ustalił podatek dochodowy od osób prawnych. Organ I instancji stwierdził dokonywanie przez spółkę wypłat należności z tytułu używania prywatnych samochodów do celów służbowych w oparciu o dokumenty nie spełniające wymogów dowodów księgowych. Natomiast nie podzielił ustaleń Urzędu Kontroli Skarbowej i uznał za koszt uzyskania przychodu wypłacone członkom zarządu spółki ryczałty za korzystanie z samochodów prywatnych do celów działalności gospodarczej oraz dokonał w uzasadnieniu decyzji korekty ustalenia podatku dochodowego od osób prawnych.
W odwołaniu od tej decyzji spółka wniosła o uznanie za koszt uzyskania przychodu wydatków poniesionych na podróże służbowe, pomimo ich niewłaściwego udokumentowania, względnie umożliwienie zwrotu tych należności na rzecz spółki z dopłat wnoszonych przez udziałowców.
Organ odwoławczy podzielając stanowisko organu I instancji wyjaśnił, że zgodnie z par. 8 ust. 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości /Dz.U. nr 10 poz. 35 ze zm./ dowody właściwe dla udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych powinny zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, miejsce i datę wystawienia dokumentu, podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku oraz cel dokonania wydatku obowiązującego jednostkę. Dowody przedstawione przez spółkę nie spełniają tych wymogów, ponieważ brak na nich dat wyjazdów, określenia charakteru wyjazdu /prywatny bądź służbowy/, celu podróży oraz funkcji osoby delegowanej. Ponadto wyjaśnił, że sprawę rozliczeń wydatków związanych z podróżami służbowymi reguluje zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych na terenie kraju /M.P. nr 32 poz. 257 ze zm./, zaś kwestię nieuznania tych wydatków ponoszonych na rzecz pracowników za koszt uzyskania przychodu reguluje art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. 1993 nr 90 poz. 416 ze zm./. Zgodnie z powołanym przepisem nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów m.in. wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu odbycia podróży służbowych w pełnej wysokości, jeżeli nie są one udokumentowane delegacją służbową.
W skardze do NSA na decyzję izby skarbowej spółka nie sformułowała swego żądania i podniosła, że dokumentem stwierdzającym poniesienie wydatków były dowody wewnętrzne, a podstawą ich nieuznania przez Urząd Kontroli Skarbowej była zła interpretacja przepisów o podatku dochodowym. W szczególności podała, że w większości przypadków istnieje możliwość odtworzenia dat wyjazdów służbowych, w druku dowodu wewnętrznego nie określa się charakteru wyjazdu, ponieważ sam druk dowodu wewnętrznego przeznaczony jest do udokumentowania używania samochodu prywatnego do celów służbowych, a cel wyjazdu to miejsce, do którego nastąpił wyjazd oraz, że w dowodzie wewnętrznym brak jest pozycji, w której należy wpisać funkcję osoby delegowanej.