W świetle opisanego wyżej przebiegu postępowania stwierdzić należy, iż z uwagi na nieuzupełnienie braku formalnego wniosku w postaci przedłożenia dokumentu pełnomocnictwa organ pozostawił pismo bez rozpoznania, o czym poinformował skarżącego. Podkreślić bowiem należy, że w niniejszej sprawie wprawdzie organ dokonał czynności już po dniu wniesienia skargi na bezczynność, jednakże z okoliczności sprawy wynika, że czynność ta została dokonana na skutek przedłożenia wcześniej żądanego pełnomocnictwa, a nie jak uznał Sąd - na skutek wniesienia skargi na bezczynność. Tym samym w okolicznościach tej sprawy nie można w sposób automatyczny przyjąć, że w sytuacji dokonania czynności przez organ po wniesieniu skargi przez uprawniony podmiot na jego bezczynność, sąd administracyjny winien przypisać takiej czynności działanie w trybie art. 54 § 3 p.p.s.a.
Zaś wydanie żądanej informacji, już po wniesieniu skargi na bezczynność w tej sprawie, nie czyni bezprzedmiotowym postępowania sądowego i nie uprawnia do umorzenia postępowania na zasadzie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
Dodatkowo podkreślić należy, iż z bezczynnością organu mamy do czynienia wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ nie podjął żadnych czynności w sprawie, lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go w określonym terminie w sposób prawem przewidziany, tj. nie wydał decyzji, postanowienia, czy nie dokonał czynności materialno-technicznej, bądź też nie podjął żadnych innych działań w trybie procesowym, które zmierzałyby do usunięcia przeszkody wynikającej z przepisów, a uniemożliwiającej zakończenie postępowania (porównaj: T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Komentarz, wyd. LexisNexis, Warszawa 2005, str. 86). Niewątpliwie brak pełnomocnictwa jest przeszkodą do zakończenia postępowania w sposób prawem przewidziany - w tej sytuacji do dokonania czynności materialno-technicznej w postaci udzielenia żądanych informacji, zatem zasadnie w trybie art. 64 § 2 k.p.a. organ wzywał skarżącego do usunięcia tej przeszkody poprzez przedłożenie dokumentu pełnomocnictwa. I dopóki pełnomocnictwo to nie zostało do akt sprawy załączone organ nie mógł udzielić żądanej przez skarżącego informacji.
Mając na uwadze powyższe rozważania stwierdzić należy, iż Sąd I instancji wadliwie uznał, że organ uwzględnił skargę w trybie art. 54 § 3 p.p.s.a. i w konsekwencji wadliwie umorzył postępowanie na podstawie art. 161 § 1 w zw. z art. 54 § 3 p.p.s.a.
Zaś w związku z tym, że orzeczenie w przedmiocie kosztów postępowania ściśle związane jest ze sposobem rozstrzygnięcia sprawy w instancji, przyjąć należy, iż zasadny jest również zarzut naruszenia przez Sąd I instancji art. 201 § 1 i 205 § 2 p.p.s.a. poprzez nakazanie organowi dokonania zwrotu kosztów poniesionych przez stronę.
Dlatego też na podstawie art. 185 § 1 p.p.s.a. należało orzec jak w sentencji.