Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Irena Kamińska (spr.) Sędziowie: Sędzia NSA Elżbieta Kremer Sędzia del. WSA Marian Wolanin Protokolant asystent sędziego Aleksander Jakubowski po rozpoznaniu w dniu 6 lipca 2016 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 26 listopada 2015 r. sygn. akt II SA/Op 413/15 w sprawie ze skargi Wojewody Opolskiego na zarządzenie Prezydenta Miasta Kędzierzyn Koźle z dnia 23 kwietnia 2015 r. nr 183/Or/2015 w przedmiocie trybu ustalenia opłat odpowiadających ponoszonym przez Urząd Miasta dodatkowym kosztom udostępnienia informacji publicznej 1. uchyla zaskarżony wyrok i oddala skargę; 2. zasądza od Wojewody Opolskiego na rzecz Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle kwotę 300 (trzysta) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.
Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle wydał 23 kwietnia 2015 r. zarządzenie Nr 183/0r/2015 w sprawie określenia trybu ustalania opłat odpowiadających ponoszonym przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle dodatkowym kosztom udostępniania informacji publicznej na wniosek osoby wykonującej prawo dostępu do tej informacji, związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (dalej: zarządzenie). W podstawie prawnej powyższego aktu wskazał art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.), jak też art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.).
W przedmiotowym zarządzeniu Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zdefiniował m.in. pojęcie "dodatkowych kosztów", "dodatkowych kosztów rzeczowych" i "dodatkowych kosztów osobowych" związanych z udostępnianiem informacji publicznej. Określił on, że przez:
a) dodatkowe koszty udostępniania informacji publicznej na wniosek - należy rozumieć, rzeczywiste, ustalane każdorazowo przy realizacji danego wniosku. wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania Urzędu Miasta, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe, poniesione przez Urząd Miasta w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, o których mowa w art.15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej (§1 pkt 12 zarządzenia);
b) dodatkowe koszty rzeczowe udostępniania informacji publicznej na wniosek - należy przez to rozumieć rzeczywiście poniesione przez Urząd Miasta, w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, koszty zakupu określonych materiałów lub usług, w tym wykonania kserokopii dokumentu, lub wydruku komputerowego w odpowiednim formacie albo zakupu nośnika cyfrowego (§1 pkt 13 zarządzenia);
c) dodatkowe koszty osobowe udostępniania informacji publicznej na wniosek - należy przez to rozumieć rzeczywiście poniesione przez Urząd Miasta, w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, koszty wykonania przez określonego pracownika Urzędu Miasta dodatkowych czynności w godzinach nadliczbowych, związanych z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej (§1 pkt 14 zarządzenia).
W § 2 ust. 1 zarządzenia wskazano, że w przypadku wystąpienia, w toku prowadzonego postępowania o udostępnienie informacji publicznej na wniosek, konieczności poniesienia przez Urząd Miasta dodatkowych kosztów udostępnienia informacji publicznej w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, ustalenie opłaty odpowiadającej tym kosztom następuje w trybie określonym w ust. 2-6 ww. przepisu. Jego ustęp 2 określił z kolei, że upoważniony pracownik komórki organizacyjnej Urzędu Miasta właściwej do przygotowania informacji publicznej - w terminie do 7 dni od daty otrzymania wniosku do realizacji za pośrednictwem Biuro Informacji i Promocji Miasta prowadzącego postępowanie o udostępnienie informacji publicznej na wniosek - ustala wysokość dodatkowych kosztów udostępnienia informacji publicznej na wniosek w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku i opłatę odpowiadającą tym kosztom, z uwzględnieniem :