Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący sędzia NSA Anna Lech, Sędzia NSA Wiesław Morys (spr.), Sędzia del. WSA Dorota Jadwiszczok, Protokolant sekretarz sądowy Julia Chudzyńska, po rozpoznaniu w dniu 6 sierpnia 2013 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej K. J. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 5 lipca 2012 r. sygn. akt III SAB/Kr 13/12 w sprawie ze skargi K. J. na przewlekłość postępowania Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Krakowie w przedmiocie przewlekłości postępowania w sprawie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego 1) oddala skargę kasacyjną, 2) zasądza od K. J. na rzecz Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Krakowie kwotę 120 (sto dwadzieścia) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wyrokiem z dnia 5 lipca 2012 r., sygn. akt III SAB/Kr 13/12, oddalił skargę K. J. na przewlekłość postępowania Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w sprawie rozpoznania odwołań od decyzji w przedmiocie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.
W uzasadnieniu powyższego orzeczenia Sąd pierwszej instancji przedstawił następujący stan faktyczny i prawny sprawy: pismem z dnia [...] czerwca 2011 r., skierowanym do Komendanta Powiatowego Policji w Krakowie, K. J. wniósł o wypłatę należności z tytułu ekwiwalentu za ponadnormatywny czas służby w wymiarze 96 godzin podnosząc, iż rozkazem personalnym Nr [...], z dniem [...] kwietnia 2005 r. został zwolniony ze służby w Policji. Komendant Powiatowy Policji w Krakowie pismami z dnia [...] czerwca 2011 r. oraz z dnia [...] lipca 2011 r. wystąpił do Komisariatów Policji w S. i Ś. G. z zapytaniem czy K. J. posiadał niewykorzystany czas wolny od służby, przyznany w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (tj.: Dz. U. z 2011 r., Nr 287, poz. 1687 ze zm.) i w jakim wymiarze. Komendant Komisariatu Policji w S. pismem z dnia [...] czerwca 2011 r. poinformował, iż w Komisariacie brak jest dokumentacji mogącej potwierdzić bądź zanegować żądanie zgłoszone przez K. J., ponieważ dokumenty zostały wybrakowane. Zastępca Komendanta Komisariatu Policji w Ś. G., pismem z dnia [...] lipca 2011 r. poinformował, że brak jest możliwości sprawdzenia czasu pracy K. J., ponieważ dokumenty w których mogły znajdować się takie informacje zostały wybrakowane. Komendant Powiatowy Policji w Krakowie poinformował K. J. pismem z dnia [...] lipca 2011 r., znak: [...], o braku podstaw do potwierdzenia posiadania przez niego niewykorzystanego czasu wolnego od służby i tym samym niemożności wypłaty należności finansowych za ten czas z uwagi na brak stosownych dokumentów. W reakcji na powyższe pismo, K. J. skierował w dniu [...] sierpnia 2011 r. pismo do Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji, zatytułowane: "skarga na czynności procesowe przeprowadzone przed Komendantem Powiatowym Policji w Krakowie ...". Podniósł w nim, iż pismo oznaczone [...], informujące o podjętych czynnościach, które nie potwierdziły nadgodzin, a tym samym stwierdzające brak podstaw do wypłaty należności finansowych, należy traktować jako decyzję odmawiającą uwzględnienia jego żądania. Skoro bowiem podjęte w tej sprawie czynności zostały przeprowadzone w trybie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, to rozstrzygnięcie winno posiadać formę decyzji administracyjnej, od której przysługuje środek odwoławczy i skarga do sądu. Zarzucił, że wybrakowanie w Komisariacie Policji w S. dokumentacji dotyczącej czasu pracy i służby przekraczającej normę określoną w art. 33 ustawy o Policji, doprowadziło do zniszczenia dowodów mogących stanowić podstawę do ewentualnych roszczeń finansowych. W oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, tj. art. 33 ustawy o Policji i rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów (Dz. U. Nr 131, poz. 1471), przełożony w sprawach osobowych prowadzi ewidencję czasu służby policjantów przy pomocy wskazanych przez niego kierowników komórek organizacyjnych. A zatem wybrakowanie dokumentów nie może stanowić podstawy do odmowy wypłaty należności. Stosowną dokumentację powinien posiadać Komendant Powiatowy Policji w Krakowie. Ponadto w przypadku zaistniałych w sprawie wątpliwości, co do trybu pełnienia służby i posiadania w tym okresie przez policjantów Ogniwa Patrolowo-Interwencyjnego KP w S. nadgodzin, należało przesłuchać funkcjonariuszy pełniących służbę w ogniwie. Małopolski Komendant Wojewódzki Policji skierował do K. J. pismo z dnia [...] września 2011 r., znak: [...], w którym odnosząc się do skargi z dnia [...] sierpnia 2011 r. stwierdził, że w sprawie przeprowadzono stosowne postępowanie wyjaśniające, które potwierdziło, że odpowiedź Komendanta Powiatowego Policji w Krakowie z dnia [...] lipca 2011 r., znak [...], dotycząca wypłaty ekwiwalentu za ponadnormatywny czas pracy w wymiarze 96 godzin miała nieprawidłową formę. Nadto poinformował K. J., iż Komenda Powiatowa Policji w Krakowie wykona stosowne czynności, które zostaną zakończone wydaniem decyzji administracyjnej rozstrzygającej jego żądanie. Pismem z dnia [...] września 2011 r. Komendant Powiatowy Policji w Krakowie zawiadomił K. J. o wszczęciu w sprawie postępowanie administracyjnego na podstawie art. 61 § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm.) - dalej: K.p.a., w związku z pisemnym wystąpieniem dotyczącym wypłaty rekompensaty za ponadnormatywny czas służby pełnionej w Policji, w wyniku którego decyzją z dnia [...] października 2011 r., nr [...], odmówił K. J. wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za ponadnormatywny czas służby pełnionej w Policji w ilości 96 godzin w związku ze zwolnieniem ze służby w Policji z dniem [...] kwietnia 2005 r. Powyższa decyzja została ekspediowana z Komendy Powiatowej Policji w Krakowie w dniu [...] grudnia 2011 r. Następnie K. J. skierował do Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji pismo z dnia [...] grudnia 2011 r. zatytułowane "zażalenie na przewlekłość postępowania, skarga". W piśmie tym zarzucił przewlekłość postępowania administracyjnego toczącego się przed Komendantem Powiatowym Policji w Krakowie w przedmiocie naliczenia i wypłaty rekompensaty za ponadnormatywny czas służby w Policji, co do których skarżony organ miał obowiązek ich naliczenia i wypłacenia w dacie przejścia policjanta w stan spoczynku. W dalszej kolejności wniósł do Małopolskiego Komendanta Wojewódzkiego Policji, datowane na dzień [...] grudnia 2011 r., pismo zatytułowane "odwołanie" od decyzji [...] z dnia [...] października 2011 r. w przedmiocie wypłaty rekompensaty za ponadnormatywny czas służby oraz decyzji z dnia [...] lipca 2011 r., [...], w tym samym przedmiocie. Odwołanie zawarte w piśmie z dnia [...] grudnia 2011 r. sporządzonym w formie elektronicznej wpłynęło do organu I instancji i bezpośrednio do organu odwoławczego w dniu [...] grudnia 2011 r. Odwołanie zostało przesłane przez organ I instancji do organu odwoławczego pismem z dnia [...] grudnia 2011 r., do którego wpłynęło w dniu [...] grudnia 2011 r. Pismem z dnia [...] stycznia 2012 r. Małopolski Komendant Wojewódzki Policji poinformował K. J., że w jego sprawie przeprowadzono postępowanie wyjaśniające oraz wyjaśnił, że postępowanie administracyjne w przedmiocie wypłaty rekompensaty za ponadnormatywny czas służby w Policji zostało wszczęte w dniu [...] września 2011 r. Podkreślił, ze do tej chwili postępowanie nie było wszczęte, a odpowiedzi kierowane do skarżącego nie były decyzjami administracyjnymi. Pismem z dnia [...] stycznia 2012 r. K. J. został poinformowany o przedłużeniu terminu rozpatrzenia odwołania do dnia [...] lutego 2012 r. ze względu na konieczność wszechstronnej analizy materiałów.