Udostępnienie informacji publicznej realizowane jest w formie czynności materialno-technicznej, natomiast jedynie w przypadku odmowy jej udostępnienia lub umorzenia postępowania, ustawa przewiduje załatwienie wniosku poprzez wydanie decyzji administracyjnej. Jedynie w sytuacji, w której żądanie strony nie dotyczy informacji publicznej, wniosek należy załatwić w formie pisma informującego wnioskodawcę, że sprawa nie dotyczy informacji publicznej. Skoro jednak w przedmiotowej sprawie żądane przez skarżących informacje mają charakter publicznych, nie można uznać za właściwe i wyczerpujące załatwienie sprawy odpowiedzią w formie pisma z dnia 5 września 2013 r. W piśmie tym Burmistrz Lewina Brzeskiego częściowo udzielił informacji skarżącym, albowiem realizując wniosek wskazał, iż w okresie 10 lat poprzedzających złożenie wniosku wydał 306 pozytywnych decyzji o warunkach zabudowy, w tym 297 dotyczących terenów wiejskich dla miejscowości: [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...] i [...] oraz 8 negatywnych decyzji dla miejscowości [...] (1 szt), [...] (2 szt.), [...] (2 szt.), [...] (3 szt.). Podał także, że 21 wydanych decyzji o warunkach zabudowy dotyczyły budynków gospodarczych, garaży, stodół, magazynów, obór, dlatego Sąd w tym zakresie postępowanie umorzył.
Trzeba zauważyć, że organ nie załatwił wniosku w pozostałej części, ponieważ nie udzielił informacji w zakresie wskazania w zestawieniu rodzaju/przeznaczenia budynków, których budowę planowali zgodnie z treścią wniosku wnioskodawcy np. garaż, stodoła, warsztat, lakiernia, magazyn, obora, itd. Nie wskazał, jak też nie rozważył, czy w tym zakresie miał obowiązek powiadomić skarżących, które z wniosków dotyczyły nieruchomości rolnych (działki siedliskowe). Organ nie podał także, w których miejscowościach planowana była objęta wnioskiem inwestycja oraz jakie były przyczyny odmowy ustalenia warunków zabudowy. Samo pisemne wyjaśnienie z powołaniem się na ochronę prywatności i dóbr osobistych osób, których decyzje dotyczą oraz okoliczność potrzeby przetworzenia danych w zakresie wskazanym przez skarżących, nie jest wystarczające i zgodne z prawem. Nadto błędne jest przeświadczenie organu, że skarżący zobowiązani byli do podania rejestrów, na podstawie których organ mógłby udzielić informacji. Jednocześnie organ nietrafnie odczytał ich podanie, gdyż skarżący nie wnioskowali o udostępnienie danych opartych o ewidencję budynków i gruntów, lecz o zestawienie informacji, w żądanym przedmiocie, wynikających z wydanych przez Burmistrza decyzji o warunkach zabudowy i wniosków inwestorów. Niewątpliwie Burmistrz Lewina Brzeskiego jest organem właściwym do wydawania ww. decyzji, na mocy art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U z 2012 r. poz. 647 z późn. zm.), dlatego bezpodstawne jest jego twierdzenie, że nie dysponuje żądanymi informacjami. Natomiast fakt, iż żądane informacje wymagają przetworzenia w zakresie przeprowadzenia "odpowiednich analiz, zestawień oraz usunięcia danych podlegających ochronie prawnej, a tym samym było czasochłonne" obligował organ, zwłaszcza - że skarżący, już we wniosku, a następnie w wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa powołali się na uzasadniony interes publiczny - do rozpatrzenia wniosku w formie przewidzianej w art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Nadto brak ustawowej przesłanki udzielenia informacji publicznej przetworzonej, tj. istnienia po stronie wnioskodawcy "szczególnie uzasadnionego interesu publicznego", skutkuje wydaniem decyzji o odmowie udzielenia tej informacji, opartej na ww. przepisie art. 16 ust. 1 u.d.i.p. Przepis ten swoją regulacją nie obejmuje sytuacji, w której żądana informacja nie jest informacją publiczną. W niniejszej sprawie organ przyznaje, że skarżący wnosili o udzielenie im informacji także przetworzonej, tymczasem tylko w wypadku ustalenia, że informacja, o której udzielenie zwróciła się strona nie jest informacją publiczną organ wyraża swoje stanowisko w formie pisemnej odpowiedzi. Wbrew wywodom organu, skoro w przedmiotowej sprawie żądane przez skarżących informacje mają charakter publicznych, nie można uznać za właściwe i wyczerpujące załatwienie sprawy odpowiedzią w formie pisma. W kontrolowanej sprawie zarówno organ, jak i skarżący mieli świadomość, iż chodzi o informację przetworzoną. Skarżący, składając wniosek o udzielenie informacji spełnili wymóg wynikający z art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., zatem mając oświadczenie wnioskodawców w tej kwestii niezrozumiała jest argumentacja organu, że zaniechał wezwania wnioskodawców do wykazania interesu publicznego w ich dalszym przetwarzaniu zwłaszcza, że w świetle powyższych wywodów podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej musi wykazać, że objęte wnioskiem żądanie dotyczy informacji publicznej o charakterze przetworzonym i może odmówić jej udostępnienia tylko wtedy, gdy wnioskodawca nie wykaże występowania tej przesłanki.