Po drugie żądanie wydania stronie uwierzytelnionych odpisów musi być uzasadnione jej ważnym interesem.
Po trzecie powyższego uprawnienia nie stosuje się do akt sprawy objętych tajemnicą państwową, albo wyłączonych przez organ administracji publicznej ze względu na ważny interes państwowy (art. 74 § 1 Kpa).
Z. T. pismem z dnia 25 lutego 2011 r. zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z wnioskiem o wydanie z akt uwierzytelnionych odpisów: dowodu potwierdzającego fakt "podania do wiadomości" rozkazu dyscyplinarnego z grudnia 1986 r. stanowiącego podstawę prawną do wydania rozkazu zwalniającego ze służby i dowodu potwierdzającego fakt "podania do wiadomości" rozkazu personalnego nr [...] Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia [...] grudnia 1986 r. Zainteresowany powoływał się na treść art. 73 Kpa a w uzasadnieniu wskazywał, iż jego wniosek dotyczy akt postępowania administracyjnego, które poprzedziło postępowanie przez Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie w sprawie II SA/Wa 305/11.
Przenosząc powyższe na grunt rozpoznawanej sprawy, wskazać należy brak wykazania po stronie Z. T. ważnego interesu strony. Skarżący nie wyjaśnia do jakich celów potrzebne są mu dwa uwierzytelnione dokumenty, organ natomiast tego aspektu sprawy nie starał się wyjaśnić.
Nadto Z. T. nie wskazuje w swoim piśmie z dnia 25 lutego 2011 r. akt konkretnej sprawy administracyjnej. W uzasadnieniu tego pisma wskazywał jedynie, iż jego wniosek dotyczy akt postępowania administracyjnego, które poprzedziło postępowanie przez Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie w sprawie o sygn. akt II SA/Wa 305/11. Być może dla organu takie określenie sprawy administracyjnej jest wystarczające, jednakże wówczas dla porządku należało tę sprawę administracyjną skonkretyzować z uwagi na jej przedmiot i sygnaturę, pod którą była prowadzona przed organem administracji.
Zarówno z treści pisma zainteresowanego, z dnia 25 lutego 2011 r. inicjującego niniejsza sprawę, jak i z treści jego pisma z dnia 22 marca 2011 r., w którym wzywa organ do usunięcia naruszenia prawa wynika, iż Z. T. zainteresowany jest uzyskaniem uwierzytelnionych odpisów wskazanych dokumentów.
Zatem w przypadku wykazania przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu uwierzytelnionych odpisów i istnienia danego dokumentu w konkretnych aktach postępowania administracyjnego, toczącego się z udziałem tejże strony, organ (oczywiście przy założeniu braku negatywnej przesłanki określonej w art. 74 § 1 Kpa) powinien albo wydać uwierzytelniony odpis, albo zgodnie z treścią art. 74 § 2 Kpa wydać stosowne postanowienie, wskazujące przyczyny odmowy. Niedopuszczalne jest zastępowanie przez organ wskazanego wyżej postanowienia pisemnymi wyjaśnieniami.
Niedopuszczalne jest także, jak to sugeruje skarżący wydanie przez organ decyzji o braku danego dokumentu. W przypadku braku danego dokumentu w aktach danego postępowania administracyjnego organ także wydaje postanowienie przewidziane w treści art. 74 § 2 Kpa.
Skarżący myli powyżej opisaną instytucję (art. 73 i art. 74 Kpa) z instytucją wydawania zaświadczeń (art. 212 i nast. Kpa). Obie instytucje służą całkowicie innym celom i nie można ich uregulowań stosować zamiennie i uzupełniająco.
Dlatego w przypadku gdy organ dysponuje danym dokumentem, o uwierzytelnienie którego występuje strona w trybie art. 73 Kpa, jednakże dokument ten nie znajduje się w aktach konkretnej sprawy, prowadzonej z udziałem tejże strony, dokumentu takiego organ wydać w tym trybie nie powinien. Powinien natomiast wydać postanowienie przewidziane w treści art. 74 § 2 Kpa, wskazując w uzasadnieniu na brak żądanego dokumentu w konkretnych aktach sprawy. W takim przypadku zainteresowany może skorzystać z instytucji zaświadczenia.
Wskazać tu także należy, iż instytucja zawarta w treści art. 73 i art. 74 Kpa jest instytucją przede wszystkim i tylko procesową, mająca ułatwić stronie prowadzenie konkretnej sprawy administracyjnej, złożenie odwołania, czy skargi albo ewentualnie prowadzenie innego procesu. Instytucja ta nie służy pozyskiwaniu przez stronę dokumentów do innych celów (np. sama chęć posiadania danego dokumentu, archiwum domowe, pamiątka itp.).
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, uznał skargę na bezczynność za uzasadnioną i dlatego orzekł na podstawie art. 149 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1271 ze zm.), jak w sentencji wyroku.