Wskazać dalej należy, że pozytywne rozstrzygnięcie wniosku o wydanie zaświadczenia o żądanej treści odbywa się w formie czynności materialno-technicznej wydania zaświadczenia, natomiast odmowa wydania zaświadczenia albo odmowa wydania zaświadczenia o treści żądanej przez wnioskodawcę następuje w drodze postanowienia zaskarżalnego zażaleniem (art. 219 k.p.a.).
Postępowanie w sprawach dotyczących zaświadczeń nie jest postępowaniem administracyjnym jurysdykcyjnym, lecz szczególnym rodzajem postępowania administracyjnego, w ramach którego właściwy organ rozstrzyga wniosek o dokonanie wiążącego, deklaratoryjnego i autorytatywnego potwierdzenia określonego stanu faktycznego lub określonego stanu prawnego, jeżeli potwierdzenie to jest możliwe i dopuszczalne na podstawie będących w posiadaniu tego organu danych wynikających z ewidencji, rejestrów lub innych urzędowych zbiorów danych. Taki wniosek wypływa wprost z treści art. 218 § 1 k.p.a. odnoszącego się do przypadków wydania zaświadczenia w sytuacji, gdy ubiega się o nie osoba ze względu na swój interes prawny. Powyższe uwagi mają istotne znaczenie dla oceny zasadności skargi. Skarżący domaga się bowiem wydania zaświadczenia w sytuacji, gdy zobowiązany do jego wydania nie posiada dokumentów, w oparciu o które miałby zaświadczenie wystawić. Jak bowiem wyjaśnił organ w zaskarżonym postanowieniu, wszystkie dokumenty wytworzone i gromadzone do 6 maja 1990 r., był obowiązany przekazać do IPN. Skoro zaś skarżący domaga się wydania zaświadczenia za lata 1978-1989, to niewątpliwie dokumenty, w oparciu o które owo zaświadczenie miałoby zostać wydane - jako wytworzone przed dniem 6 maja 1990 r., zostały przekazane do IPN. Tym samym Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji nie mógł wydać zaświadczenia, albowiem nie posiada dokumentów umożliwiających mu potwierdzenie danego stanu rzeczy. Stąd zasadnie organ odmówił wydania zaświadczenia.
Trzeba jednocześnie wyjaśnić, że zasadności tej odmowy nie zmienia fakt, że Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, jako płatnik, w oparciu o przepisy ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zobowiązany jest - w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - do przechowywania dokumentacji umożliwiającej wydanie zaświadczenia, o którym mowa w art. 125a ust. 3 tej ustawy. Ustawa ta reguluje bowiem sytuację prawną w zakresie emerytur i rent od dnia jej wejścia w życie, a zatem od 1 stycznia 1999 r. Natomiast zaświadczenie, którego domaga się skarżący ma dotyczyć dokumentacji powstałej w latach 1978-1989. Dokumentacja z tego okresu zaś została - jak była o tym mowa powyżej - przekazana do IPN na podstawie art. 25 ustawy z 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1882). Tym samym obowiązek przechowywania stosownych dokumentów nie dotyczy dokumentów wytworzonych przed dniem 6 maja 1990 r., które w oparciu o ww. przepis organ zobowiązany był przekazać do IPN.
Wyjaśnić również trzeba, że gdyby nawet uznać, iż podstawą żądania wydania zaświadczenia jest art. 217 § 1 pkt 1 k.p.a., to również znajdzie odpowiednie zastosowanie reguła wynikająca z art. 218 § 1 k.p.a., nakładająca na organ obowiązek wydania zaświadczenia w sytuacji, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Trudno bowiem sobie wyobrazić aby organ zobowiązany był do wydania aktu potwierdzenia wiedzy w zakresie wynikającym z dokumentów, które nie znajdują się w jego posiadaniu. Stąd nawet w razie ubiegania się o zaświadczenie z uwagi na to, że przepis prawa wymaga urzędowego poświadczenia faktów lub stanu prawnego, ale organ nie posiada dokumentacji w oparciu o którą takie zaświadczenie mogłoby być wydane, zasadna będzie odmowa wydania zaświadczenia.
Mając powyższe na względzie, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji.